az egyháztagok nyilvántartása tárgyában
A jelen tájékoztató célja, hogy ezáltal az érintett személyeket részletesebben tájékoztassa a Debrecen-Nagytemplomi Református Egyházközség (továbbiakban Egyházközség) által végzett adatkezelésről az egyháztagságba történő belépés alkalmával.
Az adatkezelési tájékoztató rendszabályainak megalkotásakor figyelemmel voltunk az Európai Unió általános adatvédelmi rendelete – az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete – (a továbbiakban: GDPR), az 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről, a 2011. évi CCVI. törvény a lelkiismereti és vallásszabadság jogáról, valamint az egyházak, vallásfelekezetek és vallási közösségek jogállásáról, valamint a Magyarországi Református Egyház ide vonatkozó jogszabályaira és rendelkezéseire.
Név: Debrecen-Nagytemplomi Református Egyházközség
Cím: 4026 Debrecen, Piac u. 4-6.
Tel.: +36-52/614-160
E-mail: nagytemplom@reformatus.hu
Név: Oláh István
Cím: 4026 Debrecen, Piac u. 4-6.
Tel.: +36-52/614-165
E-mail: olah.istvan@reformatus.hu
Név: Veres Lajos
Cím: 1055 Budapest, Markó u. 7. VI/9.
E-mail: veres.lajos@reformatus.hu
Az adatkezelés célja, hogy az érintetteknél, vagyis az egyháztagságot kérő személyeknél a Magyar Református Egyház jogszabályai szerint meghatározott belépési folyamatot az Egyházközség Lelkészi Hivatala lefolytassa. A teljes jogú egyháztagság kérelmezésekor az erre irányuló eljárással kapcsolatos ügyeket a Lelkészi Hivatal végrehajtsa, a tagnyilvántartáshoz kapcsolódó ügyfolyamatokat kezelje, valamint az érintettet tájékoztatása kötelességeiről és jogairól az egyháztagság fennállására vonatkozóan.
Az adatkezelés konkrét célja:
– tagok gyülekezeti tagságának nyilvántartása,
– rendszeres tájékoztatás kör-, és hírleveleken keresztül postán és emailben a gyülekezet életéről,
– tájékoztatás és értesítés küldése gyülekezetünkben megrendezésre kerülő alkalmainkról, rendezvényeink, táboraink kirándulásaink szervezéséről
Az adatkezelés módja: manuális adatbevitel a tagnyilvántartó rendszerben valamint exportálások és címlisták készítése a tagnyilvántartó rendszerből.
A GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szerint, az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak konkrét célból történő kezeléséhez.
Az érintett kérésére, az önkéntes hozzájárulással megadott személyes adatokat az Egyházközség a tagnyilvántartásában tárolja, és az adatkezeléssel az érintett jogos érdekeit érvényesíti, az ehhez kapcsolódó ügyviteli eljárásokat teljesíti.
Azon személyek, akik jelentkeznek a teljes jogú egyháztagságra, és igénybe kívánják venni az ehhez kapcsolódó ügyviteli eljárást és ennek érdekében önként megadják személyes adataikat. A tagok a belépés során aláírásukkal hitelesítve kifejezetten hozzájárulásukat adják ahhoz, hogy bekerüljenek az Egyházközség tagnyilvántartásába, és személyes adataikat az Egyházközség a jelen tájékoztatóban leírt módon kezelje.
Nem történik adattovábbítás, adatátadás külföldre.
Harmadik fél részére történő adattovábbítás az Egyházközség részéről – a gyülekezeti táborok szervezőjeként – a táborozás, táboroztatás során a jelenlegi jogi szabályozás szerint történik a szálláshely irányába. A gyülekezeti táborban résztvevő gyülekezeti tagok személyes adatai a vendégnyilvántartó lapon, egy héttel a táborozás időpontjának megkezdése előtt, emailen keresztül kerül továbbításra a szálláshely felé, valamint a táborozás megkezdésekor papíralapon is leadásra kerül a szállásadó részére. A bejelentésnek kötelezően tartalmaznia kell a táborozás helyét, időpontját, a táborozásban részvevők számát, nevét, születési évet, lakcímet.
Az Egyházközség vezető lelkésze jelöli ki – mint illetékes – a személyes adatok megismerését és tagnyilvántartáshoz szükséges személyes adatok bejegyzését, feldolgozását végző munkatársak körét.
Az egyháztagságba történő belépési folyamattal kapcsolatos feladatokkal megbízottak a Lelkészi Hivatalban dolgozó, a Lelkészi Hivatal adminisztrációs eljárásban közreműködő hivatali munkatársak, akik titoktartási kötelezettséggel rendelkeznek.
A Hivatal az adatkezelésbe adatfeldolgozót az elektronikus nyilvántartó rendszer alkalmazása során annyiban von be, hogy a rendszer működtetője a (Civiscloud) tagnyilvántartó rendszert munkafeladataként fejlessze és támogassa.
A megadott személyes adatokat az Egyházközség az egyháztagság fennállása alatt határozatlan ideig kezeli. A kilépett, nem fizető korábbi tagok adatait az utolsó egyháztagsági díj befizetés évének utolsó naptári napjától számított 10 évig kezeli az érintett személy alapadataival.
Az Egyházközség által vezetett, évenként kinyomtatott választói névjegyzékek nem törölhetőek, nem selejtezhetőek. Az Egyházközség a köziratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. Levéltári törvény szerint a papír alapon kinyomtatott választói névjegyzék, mint maradandó, történelmi értékű iratokat jogi kötelezettsége szerint megőrzi, kezeli.
Az érintett születési és házassági családi és utóneve, születési helye és ideje, anyja neve, lakóhelye, családi állapota, belépés dátuma, vallása, foglalkozása, telefonszáma, e-mail címe, keresztelési, és konfirmációi, valamint házasságkötési helye és ideje.
A befizetett adományok, egyházfenntartói járulékok összege és fizetés módja minden adott évre vonatkozóan.
Az Egyházközség legfontosabb adatbázisa az egyháztagok tagnyilvántartása.
Az érintett általi első lépés, hogy személyesen a Lelkészi Hivatalban kinyilvánította aziránti szándékát, hogy gyülekezetünkhöz kíván tartozni teljes jogú egyháztagként. A teljes jogú egyháztag az lehet, aki részesült a keresztség sákramentumában, konfirmált és részt vesz az egyházközség fenntartásában, lehetőségeihez képest anyagilag támogatja azt. Részt vesz az istentiszteleteken, valamint részt vesz az úrvacsorai közösségben. Az ilyen egyháztag rendelkezik választó joggal és egyházi tisztségekre megválasztható.
A bejelentésekor a közölt információnak tartalmaznia kell a tagnyilvántartáshoz szükséges azon személyes adatok körét, amelyek az egyháztagsági adminisztrációs feladatok ellátásához elengedhetetlenül szükségesek. Az érintettnek önkéntesen hozzájáruló nyilatkozat aláírásával beleegyezését kell adnia a személyes adatai rögzítéséhez, kezeléséhez.
A tagok nyilvántartása papíralapon és elektronikus formában valósul meg. A személyes adatokat tartalmazó adatlapok rögzítése, nyilvántartása és kezelése nem családonként, hanem személyenként történik. Az adatok bevitelénél külön adatlapon rögzíthető az érintett kérésére házastársa és 18. életévüket be nem töltött gyermeke, illetve gyermekei személyes adatai.
Egyházközségünkben az elektronikus tagnyilvántartásra használt informatikai (Civiscloud) rendszer igazoltan rendelkezik jogosulatlan hozzáférés elleni védettséggel és az informatikai rendszer fejlesztője igazolja a rendszer adatbiztonságnak való megfelelést (hálózati védelem, biztonsági mentés, archiválás).
A tagnyilvántartáshoz használt informatikai rendszer jelszóval védett (hozzáférés védelem) és csak az arra illetékes Lelkészi Hivatalban dolgozó munkatárs rendelkezik hozzáférési jogosultsággal.
Egyházközségünk a személyes adatok jogszerű, tisztességes és átlátható kezelésére törekszik.
Ebben az esetben a személyes adatok meghatározott, egyértelmű és jogszerű, célhoz kötött gyűjtése, kezelése, rögzítése, rendszerezése, tárolása és felhasználása kizárólag csak az egyházközségi tagsághoz kapcsolódó tevékenységek szerint történik, az adattakarékosság figyelembevételével.
A Lelkészi Hivatal mindig törekszik az adatok pontosságára, annak pontos rögzítésére.
A személyes adatokat olyan formában tároljuk, hogy az adatok kezelése során a célok eléréséhez a tagok azonosíthatóak, és az érintettet csak az adatkezelés céljához szükséges ideig lehessen azonosítani.
Egyházközségünk mindent megtesz a tagok személyes adatainak jogosulatlan felhasználásának, jogellenes kezelésének megakadályozására. Biztosítja a megfelelő technikai háttér és szervezési intézkedések alkalmazásával a károsodás kialakulását.
A tagsághoz kapcsolódó személyes adatokat az előzetes tájékoztatás elve szerint rögzítjük, az adatkezelés csak közérthető, részletes, teljes és könnyen hozzáférhető, előzetes tájékoztatáson alapul.
A Lelkészi Hivatal tájékoztatja, hogy a GDPR alapján – személyazonosságának igazolását követően – szóban az alábbi jogérvényesítési lehetőségekkel élhet:
Az érintett tájékoztatást kérhet adatai kezeléséről,
kérheti személyes adatai helyesbítését,
kérheti adatai korlátozását, pontatlan adat esetén annak helyesbítéséig,
kérheti adatai törlését az Egyházközség tagjainak sorából,
az érintettnek joga van bármely személyes adatkezeléssel kapcsolatos kérdésben az Egyházközség képviselőihez fordulni.
Tájékoztatjuk továbbá, hogy a jogérvényesítéssel és jogorvoslattal kapcsolatosan írásban is kérelmét terjeszthet be a Lelkészi Hivatalnak, az adatkezelő képviselőjének, illetve az adatvédelmi tisztviselőnek címzett, jelen tájékoztatóban feltüntetett elérhetőségén.
Amennyiben az intézkedésünket nem fogadja el, úgy panasszal élhet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C), vagy jogsértés esetén a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti bíróságnál.
Záradék
Az Egyházközség fenntartja a jogot, hogy az adatkezelési tájékoztatót megváltoztassa. Az adatkezelés megváltozása nem jelentheti a személyes adatok céltól eltérő kezelését.
Debrecen, 2021. január 1.
Hétfő: 10-16 óráig
Kedd: 10-16 óráig
Szerda: 10-16 óráig
Csütörtök: 10-16 óráig
Péntek: 10-14 óráig
